Szervezői munkacsoportok leírása

Helyszíni feladatok

Teremrendezés: 

A teremrendezők fő feladata a helyszín látványbeli hangulatának a megteremtése. Ők felelnek a termekben lévő virágok, ikebanák, illetve a poszterekhez szükséges állványok beszerzéséért. A rendezvény alatt feladatuk a virágok életben tartása (minden reggel kitenni, minden este bevenni), a poszterek cserélése, az elbíráló bizottság számára víz, pohár, ropi biztosítása, illetve ha szükséges, akkor ők felelnek az asztalok, a székek, és a roll-upok egyik teremből a másikba való átviteléért is.

Étkezés:

Az étkezésért felelős szervezők rendezvény előtti feladata a bevásárlás. Rendezvény alatt ők azok, akik reggelente megkenik a szendvicseket, felelnek azért, hogy ezek kijussanak a helyszínre, majd ott napközben a büfé asztal mögül kiszolgálják a résztvevőket (szervezők, tanárok, meghívottak) szendviccsel, kiflivel, kávéval, teával és vízzel.

Gála: 

A rendezvény megkoronázása a gála. Ezen kiscsoport tagjai felelnek a gála megálmodásáért és megvalósításáért. Rendezvény alatt feladatuk a tanárok fogadása és asztalhoz kísérése, illetve ők ellenőrzik, hogy csak jogosult személyek mehessenek be a terembe.

Ülések menedzsmentje

Ülésvezetés:

Az ülésvezetők az előadások tulajdonképpeni moderátorai. Ők azok akik felkonferálják az előadó diákokat és a meghívott előadókat, valamint szóban vezetik a bemutatókat. Ezen szervezők olyan személyek, akik jó beszédkészséggel, színpadi kiállással, problémamegoldó készséggel rendelkeznek, elegánsan öltözöttek, hisz a konferencia arcaiként emlegetettek. Munkaidejük többnyire a rendezvény idejére tehető.

Technika:

A technikás kiscsoport tagjai azok a szervezők, akik irányítják az előadások háttér feladatait: felszerelik és kezelik a vetítőket, irányítják az előadó diákok, valamint a meghívottak előadásait. A rendezvény előtt összeírják a kellő mennyiségű technikai eszközök listáját, beszerzik, ellenőrzik és összeállítják őket. A rendezvény után pedig mindezeket rendberakják.

Média

Kommunikáció:

Ez a kiscsoport végzi az összes online platformon megjelenő információ megtervezését, megírását és közlését, ők kezelik a weboldalt, a facebookot és az instagramot. Ugyancsak ebbe a csoportba tartozó emberek tartják a kapcsolatot a sajtóval, szervezik meg a sajtótájékoztatót és intézik a tudósítást a rendezvény alatt. Mindezeket a rendezvény előtt, közben és után is teszik.

Fotó:

A fotósok örökítik meg a rendezvény mozzanatait. Kiválogatják és megszerkesztik a képeket, amik kikerülnek az online platformokra. Előnyös ha ezen személyek rendelkeznek saját felszereléssel és jártasak a fotózásban.

Díjazás

Díjak: 

Ezen kiscsoport tagjai gondoskodnak a konferencia előtt a díjak és virágok beszerzéséről, elosztásáról. Záróünnepség előtt ők csomagolják be a díjakat, amiket előkészítenek az átadásra.

Pontozás: 

Ez a kiscsoport segít az előadó diákok bemutatóinak rangsorolásában. Ők készítik elő a pontozó lapokat a rendezvény előtt szekcióknak megfelelően. Rendezvény közben ők egyesítik a pontokat, megszerkesztik az okleveleket, kinyomtatják őket, és a díjkiosztón ők adják át a díjakkal ellátott okleveleket.

Korrektúra: 

A korrektúrás kiscsoport legfőbb feladata egységes, vállalható küllemet biztosítani a beérkezett dolgozatoknak. A munkaidő teljes mértékben a rendezvény előttre korlátozódik, és főként szövegszerkesztési munkát foglal magába. Ezáltal fontossá válik a számítógépkezelési alapok ismerete (Microsoft Word és Dropbox programok használata), valamint helyesírási hibák észrevételére való hajlam. Az alapos és szorgalmas munkát kedvelő személyek ideális szervezési lehetősége ez.

Infóiroda: 

Ez a kiscsoport az egyik legszorgosabb a csoportok közt. Már a rendezvény előtt feladatuk van, ők készítik elő a meghívókat az oktatóknak, válogatják és rendezik a kitűzőket, összeállítják a mappákat. A rendezvény alatt regisztrációs és információs, illetve akkreditációs pontot működtetnek. Ezen kiscsoport tagjai az ülésvezetők mellett szintén a rendezvény arcait képezik, hiszen sokszor a konferencia első benyomása hozzájuk köthető, ők azok akik mindenkinek információkat, eligazítást nyújtanak. Idén ehhez a kiscsoporthoz tartozik az akkreditációs kiscsoport is. Ők segítenek az orvosoknak a feliratkozásban, majd a rendezvény után felcímezik és elpostázzák az okleveleket.

 

Workshop:

A workshopok szervezése talpraesettséget és kreativitást kíván. A váratlan helyzetek megoldása elvárás a szervezőktől. A pontosság és jó kommunikációs készség pedig elengedhetetlen az események gördülékenyen lezajlásához. A különböző egyetemi oktatók és helyszínek ismerete, valamint a kérvények és egyeztetések világában való jártasság mindenképpen előnyére válhat bármely workshopszervezőnek.

Minden szervezőre vonatkozóan: 

A kiscsoportok leírása csak egy vázlat, nem tér ki minden részletre. A rendezvény szervezésének gördülékenysége érdekében szükség van mindenkinek a kreativitására, önzetlen odaadására és az esetleges más csoportok kisegítésére.

A szervezéssel együtt jár, hogy a rendezvény ideje alatt korán kelünk, elegánsan öltözünk és annyit vagyunk a helyszínen amennyit szükséges.