Szervezői kiscsoportok leírása

  Tudományos Diákköri Konferencia

Marosvásárhely, 2018. március 21-24.

 

  1. Akkreditáció:

            rendezvény előtt:      

                          megérdeklődni, milyen kritériumok szükségesek az akkreditáláshoz (csoportvezető)

                          a csoportvezetőnek kitölteni az ehhez szükséges nyilatkozatokat

            rendezvény alatt:

                         akkreditációs asztalnál állni és segíteni az oda érkező orvosoknak a feliratkozásban

            rendezvény után:

                        felcímezni és elpostázni az okleveleket

 

  1. Állófogadás:

            rendezvény előtt:

                        ajánlatok –helyszín, étel, ital, zene, hangosítás

            állófogadás alatt:

                         tanárok fogadása, asztalhoz kísérés

                        ellenőrizni, hogy csak az engedélyezett személyek menjenek be

            rendezvény után:

                        számlák rendezése

 

  1. Díjak:

            rendezvény előtt:

                        díjak, virágok beszerzése, elosztása

                        meghívottaknak ajándékok vásárlása

            rendezvény alatt:

meghívottaknak előadásuk után az ajándék átadása

Gálaest - díjak csomagolása, előkészítése

 

  1. Étkezés:

rendezvény előtt:

   szponzorokat keresni

   programbeosztás időpontokra, ülésvezetők beosztása a büfés szolgálatra

    bevásárlás

rendezvény alatt:

         naponta szendvicsek megkenése, kiszállítása a helyszínre

         a helyszínen emberek (szervezők, tanárok, meghívottak) kiszolgálása kedvességgel,                       mosolygással (szendvics, kifli, kávé, tea,víz)

         nap végén visszapakolás

rendezvény után:

              elszámolás

 

  1. Fotó:

            rendezvény alatt:

                        fotózás minden helyszínen (előzetesen programbeosztás közös megegyezés alapján)

                        képek retusálása, időpontra leadása

                        képek válogatása (sajtósokkal közösen)

                        amennyiben lehet a helyszínnek megfelelő saját fényképezőgép, felszerelés          

 

  1. Infóiroda:

            rendezvény előtt:

                        szervezői, résztvevői listák összeállítása

                        meghívók elkészítése oktatóknak

oklevelek (résztvevői, workshopok)

kitűzők

táskák bepakolása

            rendezvény alatt:

                        regisztrációs iroda és akkreditációs pont működtetése

            rendezvény után:

                        megmaradt anyagok archiválása, elpakolása

 

  1. Korrektúra:

            rendezvény előtt:

kivonatos füzet formai, helyesírási, nyelvhelyességi kijavítása és szerkesztése (2018. febr. 25-márc. 9 időszakban)

 

  1. Pontozók:

            rendezvény előtt:

                        pontozólapok előkészítése szekciókként (tanároknak és diákoknak megfelelően)

            rendezvény alatt:

                        pontok összesítése

oklevelek díj szerinti megszerkesztése és kinyomtatása

a gálán átadni a tanároknak a díjjal ellátott okleveleket

 

  1. Sajtó:

            rendezvény előtt:

                        kimenő szövegek, anyagok ellenőrzése vagy megírása

                        sajtóval kapcsolattartás, sajtótájékoztató megszervezése, kapcsolatok bővítése

                        facebook kezelése

                        rendezvény alatti tudósítás megtervezése

            rendezvény alatt, után:

                        képek válogatása, feltöltése (fotósokkal közösen)

                        facebook kezelése

                        cikkek írása

 

  1. Szállás:

            rendezvény előtt:

                        beszélnek a szállásbiztosító intézménnyel

kérdőívet készítenek a külföldi diákoknak

szobabeosztásokat készítenek az igényeknek megfelelően

            rendezvény alatt:

megmutatják a szállást az  érkező diákoknak

számlát írnak, ha kérnek

 


 

  1. Szállítók:

            főleg autóval rendelkező személyek

            rendezvény előtt:

                        roll-upokat stb. támogatóktól elhozni

                        plakátolás

                        szállítás (pl. nyomdából)

            rendezvény alatt:

                        bannerek, roll-upok felhelyezése, levétele

                        szállítás akármilyen hirtelen helyzetben, mikor szükség van autóra (pl. meghívottak,                                  vásárlás)

            rendezvény után:

                        roll-upok visszaszállítása a támogatókhoz

 

  1. Technika:

rendezvény előtt:

a kellő mennyiségű technikai eszköz listájának összeállítása, rendberakása, beszerzése, leellenőrzése (pc-k, laptopok, vetítők, pointerek, kábelek, vásznak stb.)

összes használt számítógép operációs rendszerének frissitése

            a résztvevők által beküldött bemutatók (PPT, Prezi) letöltése, rendezése, ellenőrzése

rendezvény alatt:

   az üléshez szükséges technikai eszközök leszállítása, beszerelése, működtetése, ellenőrzése, majd este az elpakolása         

            a beosztott ülés gördülékeny, igényes technikai biztosítása (PPT-k, pointerek, hangosítás stb. )

            az infóiroda technikai kiszolgálása

            az infóiroda melletti “központi PPT ellenőrzési pont” működtetése

rendezvény után:

a technikai eszközök visszaszállítása az MMDSZ-székházba, rendberakása, müködésbehelyezése

            a más szervezetektől kölcsön kapott eszközök visszaszállítása

 

  1. Teremrendezés:

            szükség van autóval rendelkező személyekre is (de kisegítik a szállítók)

            rendezvény előtt:

termekben levő virágok beszerzése – városi kertészet

ikebanák rendelése – együtt a Gálaesthez szükséges virágokkal

                        poszterekhez szükséges állványok beszerzése

  1. TDK kiállítás megtervezése

            rendezvény alatt:

                        virágok életben tartása – minden reggel kitenni, minden este levenni

                        ikebanák

                        a poszterek napi cserélése

                        az elbíráló bizottság részére víz, pohár, ropi az összes helyszínen

                        ha szükséges: asztal a terembe, abroszok vásárlása, régiek tisztíttatása, stb.

  1. TDK kiállítás felállítása

            rendezvény után:

                        virágok, kiállításanyagok, állványok stb. visszaszállítása

 

 

 

  1. Ülésvezetés:

olyan személyek, akik jó beszédkészséggel, színpadi kiállással, problémamegoldó készséggel                   rendelkeznek

rendezvény előtt:

            a csoportvezetővel közösen felfrissíteni a szekció előtti bevezető beszédet

            szekciókra való beosztásos gyűlésen részt venni

rendezvény alatt:

            a beosztott üléseket levezetni (bevezetés, diplomaosztás stb.)

            a beosztott ülés kezdete előtt a kiosztandó diplomákat begyűjteni az infoirodától

           az ülés termében leellenőrizni a szekció kezdete előtt, hogy minden klappol-e ? (vetítő      megy-e, víz a zsűrinek van-e, vetítővászon szépen áll-e, zsűri mind megjött-e       stb., szükség esetén az adott kiscsoportnak jelezni a hiányosságokat)

            reggel a kajásoknak segíteni a szendvicsek összeállításában

            a kajás büfében beosztás alapjánsegíteni a kiszolgálásban

            megfelelő ünnepélyes öltözetben lenni (az ülésvezetők a konferencia arcaiként                                                     emlegetettek!)

 

  1. Workshop:

            rendezvény előtt:

                        segíteni megszervezni a jelentkezést, kiválogatni a résztvevőket

                        tartani a kapcsolatot a workshopokat vezető szakemberekkel

            rendezvény alatt:

                        workshopos oklevelek megírása, nyomtatása

                        minden workshopon jelen van és azért felel egy személy                

                         oklevelek kiosztása

 

 

Minden szervezőre vonatkozóan:

  • ez csak egy vázlat, minden részletre nem terjed ki, ahhoz, hogy a rendezvény jól zajlódjon le arra van szükség, hogy mindenki besegítsen a mások munkájába is, vagy akármibe, amire szükség van éppen;
  • a szervezéssel együtt jár, hogy a rendezvény alatt korán kelünk, s annyit vagyunk a helyszínen, amennyit szükséges.